Методические указания по выполнению практических занятий по Документационному обеспечению управления для специальности 40.02.01 Право и организация социального обеспечения


МИНОБРНАУКИ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
государственное бюджетное профессиональное
образовательное учреждение
«Южноуральский энергетический техникум»
ГБПОУ ЮЭТ
Методические указания
по выполнению практических занятий
учебная дисциплина «Документационное обеспечение управления»
для специальности: 40.02.01 Право и организация социального обеспечения
Составитель: Килинич Н.В.
2016
Одобрено Методическим советом ЮЭТ
Протокол
№ от «» 2016 г.
Рецензенты:
Е.В. Тучина, специалист по кадрам ГБПОУ ЮЭТ
С.И. Ермолина, директор представительства НАЧОУ ВПО СГА г. Южноуральск

Пояснительная записка
Методическое пособие предназначено для студентов очной и заочной формы обучения по специальности среднего профессионального образования 40.00.00 Юриспруденция 40.02.01 Право и организация социального обучения
В результате изучения учебной дисциплины обучающийся должен уметь:
оформлять организационно-распорядительные документы в соответствии с действующим ГОСТом;
осуществлять обработку входящих, внутренних и исходящих документов, контроль за их исполнением;
оформлять документы для передачи в архив организации;



Перечень практических заданий
№ Тема практического занятия Количество часов
1 Оформление реквизитов документа по ГОСТу Р6.30-2003 2
2 Оформление основных видов организационных документов 2
3 Оформление основных видов распорядительных документов 2
4 Оформление основных видов информационно - справочных документов 2
5 Оформление основных видов документов по профессиональной деятельности 2
6 Оформление документации по обращениям граждан 2
7 Оформление документов в автоматизированной системе ДОУ. Распознавание документов 2
8 Организация электронного документооборота 2
9 Передача информации по компьютерным сетям в СЭД 1
Итого: 17

Практическое занятие № 1
Тема: Оформление реквизитов документа по ГОСТу Р 6.30 – 2003
Цель работы: закрепить теоретические знания, привить навыки правильной расстановки основных реквизитов документов
Задачи: рассмотреть правила расстановки реквизитов в документе согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003
Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, ГОСТ Р 6.30 – 2003
Теоретическое обоснование:
Документ – средство закрепления информации на специальном материале об объективной и мыслительной деятельности человека. Для построения общей модели документов необходимо знать составные части этой модели – реквизиты. Реквизиты – это информационный элемент документа, обязательные признаки на документе, установленные законно (ГОСТом). Формуляр-образец – это образец указывает место реквизитов на листе бумаги, он определяет площадь рабочего и служебного полей. Рабочее поле – место, где располагаются реквизиты.
Указания по выполнению практического занятия:
Расположить на формате А4 следующие реквизиты: «Гриф утверждения», «Заголовок», «Дата», «Текст», «Приложение», «Подпись», «Адрес», «Печать», «Исполнение документа», «Название организации», «Эмблема».
На основании данных задания выполнить работу
Контрольные вопросы:
Где и кем выдаются бланки документов?
Кем заполняются реквизиты и бланки документов?
Критерия оценивания работы:
Оценка «3» Оценка «4» Оценка «5»
Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответить не смог Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответил недостаточно Работа выполнена полностью, студент правильно ответил на заданный вопрос
Практическое занятие № 2
Тема: Оформление основных видов организационных документов
Цель работы: закрепить теоретические знания, привить навыки правильного составления документов
Задачи: ознакомиться с основными видами организационных документов, обучить навыкам заполнения документов.
Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, бланки документов
Теоретическое обоснование:
Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации. К организационным документам относятся: учредительный договор; устав организации; положение об организации; положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале; структура и штатная численность; штатное расписание; инструкции по определенным направлениям деятельности; должностные инструкции работников; памятки.
Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.
Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.
Унифицированная форма № Т-3
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 05.01.04 № 1
Код
Форма по ОКУД 0301017
Общество с ограниченной ответственностью «Люкс» по ОКПО 00000000
наименование организации
Номер документа Дата составления ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ1 10.02.2012 УТВЕРЖДЕНО
на период с “ 15 ” марта 20 12 года по “ 15 ” марта 20 13 года Приказом организации от “ 10 ” февраля 20 12 года № 12
Штат в количестве 13 (тринадцати) единиц
Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Количество
штатных
единиц Тарифная ставка
(оклад),
руб. Надбавка,
руб. Всего,
руб.
(5+6+7+8)* гр.4 Примечание
наименование код За выслугу лет За знание иностранного языка За выездной характер работы 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Администрация 01 Директор 1 40000 5000 45000 01 Секретарь 1 12000 1000 13000 Бухгалтерия 02 Главный бухгалтер 1 25000 2000 27000 02 Бухгалтер 1 16000 16000 Отдел кадров 03 Начальник отдела кадров 1 25000 1000 26000 03 Специалист отдела кадров 2 16000 32000 Отдел продаж 04 Начальник отдела продаж 1 30000 500 1500 32000 04 Менеджер по продажам 3 20000 1500 64500 Вспомогательный отдел 05 Водитель 1 12000 12000 05 Офис-менеджер 1 12000 12000 Итого 13 х х х х 279500 Руководитель кадровой службы Начальник отдела кадров ЛагуноваЛ.В. Лагуновадолжность подпись расшифровка подписи
Главный бухгалтер Зеленская Е.П. Зеленская
подпись расшифровка подписи
Унифицированная форма № Т-3
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 05.01.04 № 1
Код
Форма по ОКУД 0301017
по ОКПО наименование организации
Номер документа Дата составления ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕУТВЕРЖДЕНО
на период с “ ” 20 года по “ ” 20 ___ года Приказом организации от “ ” 20 года № Штат в количестве единиц
Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Количество
штатных
единиц Тарифная ставка
(оклад),
руб. Надбавка,
руб. Всего,
руб.
(5+6+7+8)* гр.4 Примечание
наименование код 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Итого Руководители структурных подразделений должность подпись расшифровка подписи
Главный бухгалтер подпись расшифровка подписи
Указания по выполнению практического занятия:
Заполнить бланк штатного расписания по торговой организации. Исходные данные придумать самостоятельно.
Контрольные вопросы:
Что такое документ?
Какие документы относятся к организационным?
Критерия оценивания работы:
Оценка «3» Оценка «4» Оценка «5»
работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответить не смог Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответил недостаточно Работа выполнена полностью, студент правильно ответил на заданный вопрос

Практическое занятие № 3
Тема: Оформление основных видов распорядительных документов
Цель работы: закрепить теоретические знания, привить навыки правильного составления распорядительных документов
Задачи: рассмотреть основные виды распорядительной документации
Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, карточки с заданиями.
Теоретическое обоснование:
Распорядительные документы играют важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.
Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:
1) организационным;
2) планирования производства;
3) строительства, материально-технического снабжения;
4) сбыта;
5) финансов и кредита;
6) труда и заработной платы.
Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного издания распорядительных документов.
Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.
Основными видами распорядительных документов являются: постановление; указание; приказ; решение; распоряжение.
Основным распорядительным документом является приказ.
Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.
Приказами оформляются:
1) порядок деятельности предприятия;
2) решения и поручения по организации работы;
3) организационные мероприятия;
4) итоги работы;
5) результаты ревизии.
Приказы издаются только при необходимости.
Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами.
Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:
1) изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия;
2) подготовку текста документа;
3) согласование текста документа;
4) подписание приказа;
5) доведение до сведения исполнителей.
Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу.
Текст приказа состоит из двух частей:
1) констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;
2) распорядительной.
Распорядительная часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается.
Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия.
Подписывает приказ руководитель организации.
Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ.
К проекту приказа составляется список рассылки подразделениям, должностным лицам, которых касается приказ.
Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.
Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется грифом “Согласование”.
Реквизиты приказа:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование вида документа - ПРИКАЗ;
4) дата, номер;
5) место составления;
6) заголовок;
7) текст;
8) подпись;
9) визы согласования
С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки.
Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы.
Констатирующая часть текста пишется полностью.
Реквизиты выписки из приказа:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
4) дата, номер (те же, что и у приказа);
5) место составления;
6) заголовок;
7) часть текста;
8) подпись (кроме личной подписи);
9) заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами).
Приказы оформляются на общих бланках.
Указания по выполнению практического занятия:
Составить приказ по выданному заданию. Оформить реквизиты самостоятельно используя ГОСТ Р 6.30 – 2003
Контрольные вопросы:
Какие документы являются распорядительными?
Кто оформляет распорядительные документы?
Критерия оценивания работы:
Оценка «3» Оценка «4» Оценка «5»
работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответить не смог Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответил недостаточно Работа выполнена полностью, студент правильно ответил на заданный вопрос

Практическое занятие № 4
Тема: Оформление основных видов информационно - справочных документов
Цель работы: закрепить теоретические знания, привить навыки правильного составления информационно-справочных документов
Задачи: рассмотреть основные виды информационно – справочных документов, составить акт.
Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, карточки с заданиями.
Теоретическое обоснование:
Информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
Акт – информационно – справочный документ, составляющийся группой лишь для подтверждения установленных фактов, событий. Реквизиты акта: название организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, место издания, заголовок, текст, приложение, подписи (членов комиссии), гриф утверждения.
Указания по выполнению практического занятия:
Каждому студенту по карточке составить акт. Недостающие реквизиты заполнить самостоятельно.
Контрольные вопросы:
Какие виды информационно-справочных документов вы знаете?
Что такое справка?
Критерия оценивания работы:
Оценка «3» Оценка «4» Оценка «5»
работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответить не смог Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответил недостаточно Работа выполнена полностью, студент правильно ответил на заданный вопрос
Практическое занятие № 5
Тема: Оформление основных видов документов по профессиональной деятельности
Цель работы: закрепить теоретические знания, привить навыки по оформлению основных видов документов по личному составу
Задачи: выработать умения и навыки по оформлению трудовой книжки, ведению личных дел сотрудников
Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, бланк трудовой книжки
Теоретическое обоснование:
В кадровом делопроизводстве особую группу документов составляют документы по личному составу. Они отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию.
Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. В каждой организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.
Указания по выполнению практического занятия:
Задание 1. Заполнить приказ по личному составу (о приеме работника на работу). Исходные данные для заполнения бланка придумать самостоятельно.
Задание 2. Заполнить трудовую книжку по исходным данным.
Исходные данные:
1. Петрова Анна Васильевна принята экономистом, повышение в должности ст. экономиста через 8 месяцев. Уволилась через 8 лет и 3 месяца по собственному желанию.
2. Гостев Олег Иванович принят электриком в Цех № 1. Через 1 год и 2 месяца переведен мастером, через 3 года 8 месяцев уволился по собственному желанию
3. Лан Георгий Константинович принят гл. инженером, через 2 года 6 месяцев – понижение в должности инженера, через 10 месяцев уволился по собственному желанию.
Выполнить работу, заполнить бланк прилагаемой трудовой книжки.
Унифицированная форма № Т-1Утверждена Постановлением Госкомстата Россииот 05.01.2004 № 1
Код
Форма по ОКУД 0301001
по ОКПО (наименование организации)
Номер документа Дата составления
ПРИКАЗ (распоряжение)
о приеме работника на работу
Дата
Принять на работу с по Табельный номер
(фамилия, имя, отчество)
в (структурное подразделение)
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
(условия приема на работу, характер работы)
с тарифной ставкой (окладом) руб. коп.
(цифрами) надбавкой руб. коп.
(цифрами) с испытанием на срок месяца(ев)
Основание:
Трудовой договор от “ ” 20 г. № Руководитель организации (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен “ ” 20 г.
(личная подпись)


Контрольные вопросы:
Что такое трудовая книжка?
Как классифицируются документы по личному составу?
Критерия оценивания работы:
Оценка «3» Оценка «4» Оценка «5»
работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответить не смог Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответил недостаточно Работа выполнена полностью, студент правильно ответил на заданный вопрос
Практическое занятие № 6
Тема: Оформление документации по обращениям граждан
Цель работы: закрепить теоретические знания, привить навыки по оформлению претензионно-исковой документации
Задачи: научиться оформлять коллективные документы, привить навыки работы в команде.
Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, компьютерный класс, образцы документов
Теоретическое обоснование:
Письма, оформляющие обоснование требований одной организации к другой, связанные с нарушением договорных обязательств, называются претензионными.
Согласно действующему законодательству претензионные письма служат средством урегулирования разногласий на добровольных началах и являются обязательной предварительной стадией пред предъявлением иска через народный суд или арбитраж.
Претензии могут быть предъявлены в отношении количества и качества продукции, расчетов, просрочки в поставке товаров, порчи и утраты груза и других нарушений договорных условий.
Претензии должны быть предъявлены в определенные сроки в зависимости от вида претензии. Например, претензии по количеству и качеству товаров предъявляются в течении 10 дней после составления коммерческого акта.
Претензии к транспортным организациям о возмещении за утрату груза, недостачу или повреждение предъявляют в течении шести месяцев. Претензии по полной утрате груза принимаются в течении 30 дней со дня окончания срока поставки.
Как правило, претензия составляется в трех экземплярах:
1 – направляется поставщику;
2 - остается у заявителя;
3 – прилагается к исковому заявлению.
Претензионные письма должны содержать следующие реквизиты:
- извещение о прибытии товара с указанием станции отправления и станции назначения, даты прибытия, наименование парохода или номер вагона, договор в соответствии с которым прибывает партия продукции;
- наименование полученного груза и его документация;
- состояние прибывшего товара;
- повод или основание для предъявления претензии;
- предполагаемые причины недостачи товаров;
- конкретные требования потерпевшей стороны по удовлетворению ее претензий;
- порядок и сроки выполнения требований;
- банковские реквизиты заявителя;
- перечень приложений с указанием количества листов.
К претензионному письму по недостаче товаров прилагается коммерческий акт, удостоверяющий недостачу, транспортные документы и другие необходимые документы.
Исковое заявление – документ, предоставляемый его составителем в судебные органы с просьбой о взыскании с ответчика в принудительном порядке сумм или какого-либо имущества.
Исковые заявления предъявляются в том случае, если претензия не может быть урегулирована сторонами на добровольных началах.
Для предъявления иска необходимо наличие подтверждающих документов:
- договор;
- акт;
- транспортные документы и т. д.
Копии исковых заявлений необходимо отправить ответчику, а почтовую квитанцию приложить к исковому заявлению.
Исковые заявления должны в обязательном порядке иметь следующие реквизиты:
1. наименование и адрес организации, предъявляющей иск;
2. номер и дату искового заявления;
3. наименование судебного органа, куда подается заявление;
4. полное наименование и адрес истца;
5. полное наименование и адрес ответчика;
6. сумма иск;
7. текст заявления с указанием документов, подтверждающих иск;
8. перечень приложений с указанием количества страниц;
9. фамилии свидетелей;
10. подписи должностных лиц.
Указания по выполнению практического занятия:
Задание 1
На основании Приложения 1 составьте претензионное письмо поставщику об уплате неустойки в размере 8% от стоимости недопоставленной продукции. По договору № 28/12 от 30.04.2015 должно поступить продукции (шифера) в кол-ве 5000 кв.м. на сумму 250000, фактически поступило продукции в кол-ве 4800 кв.м. на 240000 рублей, что подтверждено накладной железнодорожной станции № 566 от 02.05.20__. В связи с недопоставкой возникли убытки от простоя и на мероприятия по ликвидации этих убытков было израсходовано дополнительно 4000руб.
Поставщик: фирма «БАН» адрес: г.Москва ул. Кутузовская д.125 тел.158-59-63. Директор: Ф.Н.Буркеев
Покупатель (составитель претензионного письма): фирма «Маша» г.Лениногорск РТ, ул.Горького 56 тел./факс 5-89-65,р/с №12345678910121415002 в банке «Ак-Барс» г.ЛениногорскаДиректор: М.С. Светикова, гл. бухгалтер П.О.Каргина.
Задание 2
На основании данных задания 1 оформите ответ на претензию.
Используя приложение 2 оформите ответ на претензию содержащий ее полное отклонение по причине отправки полного объема продукции, что подтверждаю Накладной № 589 от 01.05.2015 г.
Задание 3
На основании данных задания 1 и 2 оформите Исковое заявление.
Используя приложение 3 оформите Исковое заявление в Арбитражный суд.

Приложение 1
ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА – ПРЕТЕНЗИИ
Наименования предприятия
Адрес ЗАКАЗНОЕ
Тел.
Факс Кому

ПРЕТЕНЗИЯ (наименование поставщика)
00.00.0000
О взыскании неустойки за недопоставку
и убытки
Сумма претензии
руб.
Согласно договору (контракту) от 00.00.0000 № Ваша организация должна была поставить
(период поставки, срок)
продукцию в количестве
(наименование) (штук,тонн,метров)
на сумму руб.

Продукция фактически поступила в меньшем объеме что подтверждается
____________________________________________________________________________
(указать транспортный документ, дату, №)
Недопоставка составила по цене на сумму руб. (количество)
В связи с недопоставкой у нас возникли убытки (от простоя, замены материалов, уменьшения объема производства, изменения ассортимента и т.д.) согласно прилагаемому расчету.
В соответствии с договором (контрактом, заказом) Вам надлежит уплатить неустойку в размере % стоимости недопоставленной продукции в сумме руб. а всего руб.
Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет №
в
(наименование банка)
Приложение: 1. Расчет неустойки.
2. Копия договора (контракта, заказа)
3. Расчет убытков.
4. Документы, подтверждающие причинение убытков.
5. Накладная от №
6. Счет от «» 20__ г. №
Руководитель предприятия подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия
М.П.
Приложение 2
ОБРАЗЕЦ ОТВЕТА НА ПРЕТЕНЗИЮ
Наименование предприятия ЗАКАЗНОЕ
Адрес
Тел.
Факс Кому
00.00.0000 № (получатель)

На № _______ от 00.00.0000 Куда
(его адрес)
Ваша претензия о взыскании руб. за нами признана необоснованной и не подлежащей удовлетворению по следующим причинам
Приложение: 1.Перечень документов, обосновывающих отказ в удовлетворении
претензии.
2. Перечень подлинных документов, возвращаемых заявителю претензии.
Руководитель предприятия подпись И.О. Фамилия

М.П.
Приложение 3
ОБРАЗЕЦ ИСКОВОГО ЗАЯВЛЕНИЯ
Наименование предприятия
Адрес предприятия

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ
00.00.0000

О взыскании неустойки за недопоставку
(просрочку поставки) продукция
Цена иска руб.

Согласно договору (контракту), заключенному между нашими предприятиями (заказу, принятому к исполнению) от 00.00.0000 № ответчик принял обязательство поставить в продукции на сумму руб.
Данная продукция была поставлена не в полном объеме
Недопоставка составила по цене
(количество)
на сумму руб.
В связи с этим нами была заявлена претензия ответчику от «___» ________20__ г. № которая им отклонена по мотиву
(указываются причины отказа в удовлетворении, претензии)
Отказ ответчика в удовлетворении претензии считаем необоснованным по следующим основаниям

(указываются обстоятельства, подтверждающие исковые требования)
На основании изложенного просим Арбитражный суд взыскать с ответчика неустойку в размере%, что составляетруб. от суммы, недопоставленной (недопоставленной в срок) продукции (с учетом восполнения недопоставки неустойка уменьшается на 50% и составляет руб.) и расходы по госпошлине 1200 руб.
Приложение: 1. Копия претензии от «___» ________20__ г. №
2. Почтовая квитанция, выписка из реестра почтовых отправлений и т.п. об отсылке претензии ответчику.
3. Ответ на претензию, если он получен.
4. Почтовая квитанция, выписка из реестра почтовых отправлений и т.п. о направлении копии искового заявления ответчику.
5. Платежное поручение о перечислении государственной пошлины.
6. Документы, ранее приложенные к претензии, подтверждающие исковые требования.
7. Договор (контракт)
Руководитель предприятия подпись И.О. Фамилия
Контрольные вопросы:
Что такое претензия?
Что такое исковые документы?
Какие обязательные реквизиты должны иметь исковые заявления?
Критерия оценивания работы:
Оценка «3» Оценка «4» Оценка «5»
работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответить не смог Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответил недостаточно Работа выполнена полностью, студент правильно ответил на заданный вопрос
Практическое занятие № 7Тема: Оформление документов в автоматизированной системе ДОУ. Распознавание документов
Цель работы: закрепить теоретические знания, привить навыки по оформления автоматизированной обработки документов.
Задачи: изучить основные этапы автоматизированной обработки документов
Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, компьютерный класс
Теоретическое обоснование:
Технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов распространяется на управленческую (деловую) документацию, конструкторские, технологические, научно-технические и другие аналогичные документы, публикации, нормативные материалы, хранящиеся в специальных библиотеках, информационных центрах, ведомственных архивах, на документированную информацию, записанную на любом типе носителя информации.
Стадии защищенного документооборота в большинстве случаев технологически реализуются методами и средствами традиционной системы обработки и хранения конфиденциальных документов, а не автоматизированной системы, что объясняется ее универсальностью, способностью надежно и долговременно обеспечивать защиту информации, как в обычных, так и в экстремальных ситуациях. Не следует забывать о том, что преимущества и эффективность традиционных (часто простейших) делопроизводственных систем в небольших учреждениях, фирмах далеко не исчерпаны и их надежность в гарантированной защите конфиденциальной информации достаточно велика.
Автоматизированная обработка данных является неотъемлемой частью современной информационной технологии. В автоматизированных информационных системах процесс обработки может быть условно разделен на два этапа:
1. Получение исходных данных и их первичное преобразование (первичная обработка);
2. Подготовка выходных результатов (вторичная обработка).
Указания по выполнению практического занятия:
Задание 1
В течение дня в секретариат Вашей организации поступили следующие документы:
Газеты «Южно-Уральская панорама», «Коммерсант»;
Заявки на канцтовары от подразделений;
Прайс-лист компании «Ява»
График установки нового программного обеспечения;
Приглашение на выставку товаров местных производителей;
Письмо от деловых партнеров;
Письмо с пометкой «лично»
Приказ директора по основной деятельности.
Определите, какие документы подлежат регистрации. Зарегистрируйте подлежащие регистрации документы в журнал регистрации. Недостающую информацию определите самостоятельно.
Задание 2
В ЗАО "Восток" 10 сентября 2010 года получено информационно – рекламное письмо из организации ОАО "Вектор" (Приложение 1).
Как секретарь ЗАО "Восток" проведите работу с входящим документом.
После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются).
Как секретарь зарегистрируйте письмо в журнале (Приложение 2).
Письмо получает уникальный входящий номер. Шифр ЗАО "Восток" 25, номер дела для служебных писем 08 и порядковый номер документа в регистрационном журнале 15 (таким образом, индекс документа имеет вид 25/08-15)
На самом документе поставьте отметку о поступлении документа в организацию.
Секретарь передает письмо руководителю.
Руководитель рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение, и направляет исполнителю через секретаря.
Как руководитель ЗАО «Восток» оформите на письме резолюцию: «Менеджеру Сергеевой В. К. отправить письмо о согласии до 11.09.2010»
Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.
Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).
Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.
Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.
Когда подготовите исходящее письмо (задание 3), нужно закончить оформление входящего документа, поставив отметку об исполнении документа и направлении его в дело (во входящем документе и журнале о регистрации).
Задание 3
Пользуясь данными задания 2, проведите работу с исходящим документом.
Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.
Как исполнитель составьте и оформите ответ о согласии. Не забывайте оформить реквизит ссылку на регистрационный номер и дату документа
Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.
После подписания руководителем документ регистрируется секретарем в журнал регистрации исходящих документов (Приложение 2).
Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.
Второй (копийный) экземпляр документа секретарь подшивает в дело.
Оформите отметку об исполнении документа и направлении его в дело (в исходящем документе и журнале о регистрации).
Задание 4
Зарегистрируйте приказ (Приложение 3) в журнал регистрации приказов по основной деятельности (Приложение 2)

Приложение 1
ОАО "Вектор"
Ленина ул., д. 7, к. 3,
Лукоянов, 606123
Тел: (83147) 39-09-90, факс (83147) 39-14-02
E-Mail: [email protected] http://www.vektor.ru
ОКПО 03944527, ОГРН 1027700380795
ИНН/КПП 7708033140/771001001
09.09.2010 № 63/17-07
на № от ___________
Г-ну Е.И. Кочеткову
Директору ЗАО «Восток»
Садовая ул., д.3, кв. 5
г. Лукоянов
О выпуске справочника
Уважаемый Евгений Иванович!
По поручению главы городской администрации Милейко И.Н. наша организация занимается выпуском справочника о промышленных предприятиях нашего города, который потом войдет в справочник Нижегородской области.
Если хотите, чтобы о Вашем предприятии узнали родственные предприятия в Нижегородской области, в стране и за рубежом, найти партнеров, приобрести передовые технологии и др., Вы можете поместить информацию о Вашем предприятии в нашем справочнике.
По вопросам стоимости заказа, заполнении бланка-заказа обращаться по адресу: 606123, г. Арзамас, ул. Ленина, д. 7, к. 3 или на сайт http://www.vektor.ru. Общий размер текста не должен превышать одну машинописную страницу.
Просим подтвердить участие в данном мероприятии или отказ.
Генеральный директор ________________ К.Д. Архипов
Е.И. Сидорова
39-09-90


Приложение 2
Форма журнала регистрации входящих документов

п/п
Дата поступления документа № входящего документа (индекс) Адресат, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или кому направляется документ на исполнение Отметка об исполнении
Форма журнала регистрации исходящих документов
№ п/п Дата и индекс исходящего документа Кому и куда адресован документ Краткое содержание Кем подписан документ Отметка об исполнении
Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности
№ Дата Наименование приказа

Приложение 3
Закрытое акционерное общество «Восток»
ПРИКАЗ
09.09.2010 №45
г. ЛукояновОб изменении графика работы
В связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки начальника отдела Орлова В.И. от 08.09.2010
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику технического отдела Волкову М.И. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.09.2010 по 11.09.2010.
2. Главному бухгалтеру Словину О.Б. подготовить предложения по оплате сверхурочных дней до 15.09.2010.
3. Главному инженеру Зимину В.И. организовать контроль исполнения приказа.
Генеральный директор подпись Е.И. Кочетков
Контрольные вопросы:
Что такое автоматизированная обработка документов?
Для чего она применяется?
Критерия оценивания работы:
Оценка «3» Оценка «4» Оценка «5»
работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответить не смог Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответил недостаточно Работа выполнена полностью, студент правильно ответил на заданный вопрос
Практическое занятие № 8
Тема: Организация электронного документооборота
Цель работы: закрепить теоретические знания, привить навыки правильного составления электронного документа.
Задачи: раскрыть сущность электронного документооборота
Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, программное обеспечение, компьютерный класс
Теоретическое обоснование:
Электронный журнал регистрации входящих документов
Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов.
За счет автоматизации работ резко сократилось время взаимодействия сотрудников на бестолковые разъяснения что, кому и когда сделать, затем на повторное согласование этих действий, а также произошло ускорение движения информационного потока за счет автоматизации процессов регистрации, наложения резолюции, направления на ознакомление, согласование документов, анализа деятельности по отдельным направлениями и т.п. Вывод – однозначно повысилась эффективность деятельности, как отдельного сотрудника, так и организации в целом.
Уменьшились затраты организации на хранение документов за счет их сокращения на бумажных носителях. А вот бумаги расходуется все-таки не намного меньше. В наши дни приходится отправлять адресатам в основном документы на бумажных носителях.
Электронные документы, как и документы на бумажных носителях, следует регистрировать, что означает присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе. Можно руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (далее - Правила). Согласно данным Правилам регистрация поступивших документов производится в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
Регистрация электронных документов осуществляется также в электронном виде, для чего может создаваться электронная карточка. Для автоматического заполнения карточки ответственные за это работники могут создавать электронные справочники, в которые вносятся перечень подразделений и лиц организации, осуществляющих электронный документооборот, наименования контрагентов и государственных органов, участвующих в электронном документообороте. В электронную карточку согласно Приложению к Правилам могут заноситься следующие сведения:

Рисунок 1 – Типы документов и их взаимодействие
Указания по выполнению практического занятия:
Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации канцелярского документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний.

Рисунок 2 – Краткое описание функции
Документы одного типа должны иметь единый набор обязательных элементов оформления (реквизитов), расположенных в определенной последовательности. В делопроизводстве такой набор элементов оформления называется формуляром. В NauDoc для него используется термин «шаблон оформления»;
Шаблон оформления создается и подключается к тому или иному типу документа и после подключения шаблона в каждом новом документе этой категории будет присутствовать указанный набор элементов оформления;
К одному типу документа можно подключить несколько шаблонов оформления

Рисунок 3 – Шаблон документа Приказ (распоряжение) о приеме на работу

Рисунок 4 – Электронное хранилище документов
Контрольные вопросы:
Когда используется электронный журнал регистрации входящих документов?
Что такое электронный документооборот?
Критерия оценивания работы:
Оценка «3» Оценка «4» Оценка «5»
Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответить не смог Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответил недостаточно Работа выполнена полностью, студент правильно ответил на заданный вопрос
Практическое занятие № 9
Тема: Передача информации по компьютерным сетям в СЭД,
Цель работы: закрепить теоретические знания и умения работать в системе электронного документооборота, привить навыки работы по передачи информации по компьютерным сетям
Задачи: научить обрабатывать документы в и передавать информацию в системе электронного документооборота
Оборудование: методические указания по выполнению практической работы, компьютерный класс
Теоретическое обоснование:
Развитие общества, рыночных отношений сопровождается созданием огромного объема различных видов документов, появлением новых носителей информации, способов ее записи, хранения и поиска. Требуется быстрота принятия решений, что напрямую зависит от правильно организованного документооборота, от применяемых технологий и техники. Поэтому организации стараются автоматизировать процесс делопроизводства.
В настоящее время на рынке автоматизированных систем существует несколько десятков программных предложений, которые отличаются по возможностям, технологическим решениям, потому достаточно трудно подобрать оптимальную АС ДОУ для конкретной организации.
Особенное внимание проблеме автоматизации уделяют в предприятиях, объединенных в холдинговую структуру (территориально-распределенные предприятия), где необходимо сокращать временные, трудовые затраты и увеличивать скорость обмена информацией.
Базовой единицей информации в теории управления документами является непосредственно документ. Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки - набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты, в общем случае регламентируемые ГОСТами, но они могут отличаться в конкретных случаях). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота - системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.
Указания по выполнению практического занятия:
Загрузить программу LanDocs заполнить журнал входящей и исходящей документации. Исходные данные для заполнения граф в журнале придумать самостоятельно.
Контрольные вопросы:
Что такое автоматизированная система ДОУ?
Что включает в себя автоматизированная система ДОУ?
Критерия оценивания работы:
Оценка «3» Оценка «4» Оценка «5»
работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответить не смог Работа выполнена полностью, студент на заданный вопрос ответил недостаточно Работа выполнена полностью, студент правильно ответил на заданный вопрос

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
Основные источники:
ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. – М.: Стандартинформ, 2008 – 18 с.
Басаков, М.И. Делопроизводство [Текст]: Конспект лекций / М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2006. – 192 с.
Ленкевич, Л.А. Делопроизводство [Текст]: Учеб. пособие для учащихся нач. проф. учебных заведений / Л.А. Ленкевич. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 224 с.
Лопатникова, Е.А. Делопроизводство [Текст]: образцы документов с комментариями/ Е.А. Лопатникова. – М.: Омега – Л, 2007. – 319 с.
Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления [Текст]: Учеб. пособие / А.В. Пшенко. – М.: Издательский центр «Академия», 2009. – 176 с.
Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству [Текст] / М.В. Стенюков. – М.: Издательство ПРИОР, 2008. – 192 с.
Дополнительные источники:
Делопроизводство [Текст]: Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – изд. 12-е, перераб. – Ростов н/Д: Фенкис, 2013. – 376 с. – (Среднее профессиональное образование)
Ленкевич, Л.А. Делопроизводство: Рабочая тетрадь [Текст]: Учеб. пособие для учащихся нач. проф. образования /Л.А. Ленкевич. – М.: Издательский центр «Академия», 2010. – 96 с.
Ленкевич, Л.А. Контрольные материалы по профессии «Секретарь» [Текст]: учеб. пособие для нач. проф. образования / Л.А. Лненкевич, О.В. Мартынова, М.Ю. Свиридова. – М.: Издательский центр «Академия», 2010. – 64 с.
Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство [Текст] / М.В. Стенюков. – М.: «Приор-издат», 2007. – 160 с.
Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству [Текст] / М.В. Стенюков. – М.: Издательство ПРИОР, 2010. – 176 с.
Чуковенков, А.Ю. Оформление документов [Текст] / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янков. – М.: Дело, 2007. – 216 с.
Интернет-ресурсы:
Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.edou.ru
Образцы и шаблоны документов [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://working-papers.ru
Электронная библиотека нехудожественной литературы по русской и мировой истории, искусству, культуре, прикладным наукам. Книги, периодика, графика, справочная и техническая литература для учащихся средних и высших учебных заведений [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.bibliotekar.ru/

Приложенные файлы


Добавить комментарий